Häufige Fehler in der Lohnabrechnung vermeiden
Diese fünf Fehler machen viele Unternehmen — und wie du sie ganz einfach verhinderst.
Die Lohnabrechnung ist eines der kritischsten Bereiche in jedem Unternehmen. Hier werden nicht nur Mitarbeiterdaten verwaltet, sondern auch Sozialversicherungsbeiträge, Steuern und gesetzliche Verpflichtungen korrekt berechnet. Fehler kosten Zeit, Geld und können zu Nachzahlungen führen.
Das Gute? Die meisten Fehler sind vermeidbar. Sie entstehen oft aus Unachtsamkeit oder weil Prozesse nicht standardisiert sind. Wir zeigen dir, wo die häufigsten Probleme liegen und wie du sie bereits in deinem Unternehmen beheben kannst.
Die Top-5 Fehler:
- Falsche Beitragssätze angewendet
- Meldungen zu spät oder unvollständig
- Sozialversicherungsabzüge nicht korrekt berechnet
- Beschäftigungsverhältnisse nicht richtig klassifiziert
- Archivierung und Dokumentation mangelhaft
Fehler 1: Falsche Beitragssätze angewendet
Der häufigste Fehler: Die Beitragssätze für Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung werden falsch angewendet oder nicht aktuell gehalten. 2026 haben sich diese Sätze wieder verändert — und viele Unternehmen merken das viel zu spät.
Das Problem: Beitragssätze sind dynamisch. Sie ändern sich jedes Jahr. Wenn du mit den alten Prozentsätzen rechnest, entstehen Differenzen. Der Arbeitgeberanteil liegt 2026 bei rund 20% des Bruttogehalts, der Arbeitnehmeranteil bei etwa 20,5%. Diese Sätze müssen monatlich überprüft und in deinem System aktualisiert sein.
Die Lösung: Erstelle einen jährlichen Check-Prozess. Am besten schon im November des Vorjahres die neuen Sätze recherchieren und bis spätestens 15. Dezember im System eingeben. So verhinderst du böse Überraschungen im Januar.
Fehler 2: Meldungen zu spät oder unvollständig
Die Meldefristen bei der Sozialversicherung sind streng. Neue Mitarbeiter müssen innerhalb von zwei Wochen angemeldet werden. Das funktioniert über die elektronische Meldung (eV). Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität dieser Meldung.
Was häufig schiefgeht: Unvollständige Daten werden eingereicht. Steuerliche Identifikationsnummer fehlt, Rentenversicherungsnummer ist falsch, oder die Tätigkeit wird falsch klassifiziert. Das führt zu Ablehnungen und verzögerten Bearbeitungen. Im schlimmsten Fall zahlt die Sozialversicherung nicht korrekt aus.
Besser machen: Erstelle eine Checkliste für jede Neuanstellung. Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuer-ID, Krankenversicherungsnummer — alles muss vorliegen, bevor die Anmeldung erfolgt. Nutze die digitalen Meldeverfahren. Diese validieren deine Daten sofort und geben Rückmeldung bei Fehlern.
Fehler 3 & 4: Berechnung und Klassifizierung
Zwei Fehler, die zusammenhängen: Die Abzüge für Sozialversicherung werden falsch berechnet, oder das Beschäftigungsverhältnis ist von Anfang an falsch klassifiziert. Ein 450-Euro-Job ist nicht dasselbe wie ein Teilzeitjob. Freie Mitarbeiter haben andere Regeln als Angestellte.
Das konkrete Problem: Wenn du einen Mitarbeiter als regulär angemeldet hast, aber er nur 15 Stunden pro Woche arbeitet und knapp unter 450 Euro bleibt, kann das zu Konflikten führen. Die Klassifizierung bestimmt, welche Versicherungen relevant sind. Hier passieren oft Doppelzahlungen oder unberechtigte Befreiungen.
Der Weg nach vorne: Nutze die Klassifizierungshilfen der Krankenkassen. Viele bieten kostenlose Beratung an. Überprüfe jeden Arbeitsvertrag und dokumentiere die Klassifizierung schriftlich. So hast du im Zweifelsfall einen Nachweis.
Fehler 5: Mangelnde Archivierung und Dokumentation
Der unterschätzte Fehler: Du machst alles richtig, aber du hast keine Nachweise dafür. Lohnabrechnungen, Meldungen, Genehmigungen — alles sollte dokumentiert und archiviert sein. Mindestens sechs Jahre, oft sogar länger.
Warum das wichtig ist? Bei Prüfungen der Krankenkasse oder der Sozialversicherung musst du zeigen können, dass alles korrekt gelaufen ist. Wenn du nicht nachweisen kannst, dass die Meldung pünktlich erfolgt ist oder dass die Klassifizierung begründet war, musst du zahlen. Nachzahlungen plus Strafzinsen können schnell vierstellig werden.
Die praktische Lösung: Digitalisiere deine Prozesse. Cloud-basierte Lohnabrechnungssysteme speichern automatisch alle Unterlagen mit Zeitstempel. Du kannst auf Jahre zurückblicken und jede Aktion nachweisen. Das kostet weniger, als eine Nachzahlung zu leisten.
Deine Checkliste: So vermeidest du diese Fehler
Beitragssätze aktualisieren
Jedes Jahr im November die neuen Sätze recherchieren und bis 15. Dezember im System eingeben. Nutze die Übersichten der Deutschen Rentenversicherung.
Meldeprozess standardisieren
Erstelle eine Checklist für Neuanstellungen. Alle Daten müssen vollständig vorliegen, bevor die Anmeldung erfolgt. Nutze digitale Meldeverfahren.
Klassifizierung überprüfen
Lass deine bestehenden Beschäftigungsverhältnisse überprüfen. Nutze die Beratungsangebote der Krankenkassen. Dokumentiere die Klassifizierung schriftlich.
Digitalisieren und archivieren
Wechsel zu einem digitalen Lohnabrechnungssystem. Alle Unterlagen werden automatisch mit Zeitstempel gespeichert. Das ist dein bester Schutz bei Prüfungen.
“Richtige Lohnabrechnung ist kein Luxus, sondern eine gesetzliche Pflicht. Wer hier spart, zahlt später das Mehrfache.”
— Sozialversicherungsberater
Hinweis zur Informationsqualität
Die Informationen auf dieser Seite dienen zu Bildungszwecken und sind allgemeine Hinweise. Sie ersetzen keine professionelle Beratung durch einen Steuerberater, Lohnsteuerberater oder die Sozialversicherungsträger. Die Regelungen zur Lohnabrechnung ändern sich regelmäßig. Für dein Unternehmen können spezifische Besonderheiten gelten. Wir empfehlen, dich bei konkreten Fragen an die zuständigen Behörden oder einen qualifizierten Berater zu wenden.
